Cómo cambia la forma de facturar en España
La facturación entre empresas y autónomos está entrando en una etapa mucho más digital, regulada y exigente. Durante años, muchos negocios han trabajado con facturas en papel, documentos PDF, envíos por correo electrónico y archivos internos organizados con más voluntad que método. Ese modelo empieza a quedarse atrás.
La factura electrónica obligatoria será uno de los cambios más importantes para empresas, pymes, autónomos y profesionales. No se trata solo de sustituir el papel por un archivo digital, sino de utilizar sistemas capaces de generar, enviar, recibir y conservar facturas con validez legal, información estructurada y trazabilidad suficiente.
Comprender qué es la factura electrónica obligatoria es fundamental para prepararse bien. Es el documento digital necesario para facturar la venta de productos o servicios entre empresas y autónomos, generado y transmitido de forma electrónica, con datos codificados y garantías de control conforme a la normativa vigente.
Junto a esta obligación aparece otro elemento decisivo: el software de facturación. La digitalización no servirá de mucho si los programas utilizados permiten modificar registros sin control, eliminar operaciones o conservar facturas de forma deficiente. Por eso, la factura electrónica y los sistemas de facturación certificados avanzan en paralelo.
El sistema Verifactu
En ese punto, verifactu cobra especial importancia. Este sistema está vinculado a los requisitos de la Ley Antifraude y busca que los programas de facturación garanticen registros íntegros, conservados, legibles, accesibles, trazables e inalterables. En otras palabras: que cada factura deje una huella clara y verificable.
Qué cambia con la factura electrónica obligatoria
La factura electrónica obligatoria nace del impulso de la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece. Esta norma, publicada en el BOE el 29 de septiembre de 2022, introduce la obligación de utilizar factura electrónica en operaciones entre empresas y profesionales, dentro del ámbito B2B.
El objetivo es modernizar la facturación en España, reducir la morosidad, mejorar el control de pagos y facilitar la automatización de procesos administrativos. Para muchas empresas, esto supondrá revisar la forma en que emiten facturas, reciben documentos de proveedores, registran pagos y conservan información fiscal.
Para quién será obligatoria
La factura electrónica B2B será obligatoria para empresas, autónomos y profesionales que realicen operaciones comerciales entre negocios en España. Afectará, por tanto, a sociedades, pymes, pequeños negocios y trabajadores autónomos que emitan facturas a otros empresarios o profesionales.
La factura electrónica ya es obligatoria en determinadas relaciones con las Administraciones Públicas. La Ley 25/2013 estableció la obligación de emitir factura electrónica para proveedores de ayuntamientos, organismos oficiales y entidades públicas en ciertos casos.
Para las operaciones entre empresas y autónomos, la implantación será progresiva. Según el calendario previsto en el proyecto de orden ministerial, las fechas clave serán el 1 de octubre de 2026, con la entrada en vigor del sistema de factura electrónica B2B, el 1 de octubre de 2027, con la obligación para empresas y autónomos con facturación anual superior a 8 millones de euros y el 1 de octubre de 2028, con la obligación para el resto de empresas, pymes y autónomos.
La Orden Ministerial prevista para octubre de 2026 será clave porque definirá los requisitos técnicos definitivos y los formatos válidos de factura digital. Hasta entonces, muchas empresas deberían ir preparándose, pero evitando decisiones precipitadas basadas en información incompleta.
Qué relación tiene con la Ley Crea y Crece
La Ley Crea y Crece no solo regula la factura electrónica obligatoria. Su finalidad general es impulsar la creación y crecimiento de empresas en España. Entre sus medidas destacan la posibilidad de constituir sociedades limitadas desde 1 euro, la reducción de barreras administrativas, el impulso de la financiación alternativa y el refuerzo del control de la morosidad.
La factura electrónica encaja dentro de ese objetivo. Al digitalizar las operaciones B2B, se facilita conocer el estado de cada factura, controlar plazos de pago, reducir errores y mejorar la transparencia entre empresas. Para autónomos y pymes, esto puede ser especialmente relevante, ya que los retrasos en el cobro afectan directamente a la liquidez.
VeriFactu y control del fraude fiscal
VeriFactu pertenece al ámbito de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida como Ley Antifraude. Su finalidad es impedir el uso de programas de facturación que permitan ocultar ventas, manipular registros, llevar dobles contabilidades o eliminar operaciones sin dejar constancia.
La entrada en vigor de VeriFactu también será progresiva. Según el calendario previsto, las sociedades Anónimas y limitadas deberán utilizar software de facturación certificado y adaptado desde el 1 de enero de 2027. Para autónomos, sociedades civiles y el resto de empresas, la obligación comenzará el 1 de julio de 2027.
Novedades prácticas para los negocios
La nueva normativa obligará a revisar muchos procesos internos. No bastará con contratar un programa nuevo y seguir trabajando igual.
Entre los cambios más importantes destacan:
- Facturas digitales en formato estructurado.
- Mayor trazabilidad de cada operación.
- Comunicación de estados de factura, pagos o rechazos.
- Reducción de errores manuales.
- Sistemas conectados y preparados para los requisitos de la AEAT.
- Conservación segura de las facturas digitales.
- Mejor control de cobros y plazos de pago.