De la factura electrónica al ERP: novedades en la gestión de empresas y autónomos
Una factura de proveedor llega a la empresa. Alguien la descarga, comprueba el importe, revisa a qué compra corresponde y la guarda. Después puede pasar a contabilidad, a tesorería y, si hay mercancía de por medio, también al control de almacén. En una empresa pequeña quizá todo lo haga la misma persona. En una más grande intervienen varios departamentos. El documento es uno, pero las tareas que genera son muchas.
La expansión de la facturación electrónica para empresas y autónomos modifica precisamente ese recorrido. La factura ya no debería entenderse únicamente como un archivo que se envía y se archiva. Sus datos pueden formar parte desde el principio de los sistemas con los que se controla el negocio.
Eso tiene una consecuencia bastante práctica: elegir un programa de facturación empieza a parecerse cada vez más a elegir una pieza de la gestión empresarial.
Cuando una factura deja de ser un documento aislado
Un autónomo termina un trabajo, factura al cliente y espera el pago. En un sistema básico, probablemente tendrá que comprobar después su cuenta bancaria y marcar manualmente que esa factura ya está cobrada.
Una pyme puede tener un recorrido bastante más largo. El documento puede proceder de un presupuesto, estar relacionado con un pedido, afectar al límite de crédito de un cliente y terminar posteriormente en contabilidad.
En una empresa comercial aparece otra variable: el producto facturado ha salido de algún sitio. Por tanto, la operación también debería coincidir con las existencias registradas.
La factura electrónica agiliza el intercambio del documento y, además, su información sigue siendo útil después de haberla emitido o recibido.
El cambio normativo también busca combatir el fraude
La digitalización no responde únicamente a una cuestión de eficiencia. La Ley Antifraude, Ley 11/2021, de 9 de julio, reforzó el control sobre los sistemas informáticos utilizados en facturación y contabilidad. Entre sus objetivos para combatir el fraude está impedir que determinados programas permitan ocultar operaciones, mantener contabilidades distintas o modificar información sin conservar la trazabilidad correspondiente. Esto explica por qué ahora se habla tanto de integridad, conservación e inalterabilidad de los registros.
El software se convierte en parte del cumplimiento normativo
El ERP aparece para mejorar la gestión Llega un momento en el que un programa de facturación se queda corto, aunque siga emitiendo perfectamente los documentos.
Ocurre cuando la empresa necesita responder preguntas como estas: ¿qué pedidos siguen pendientes?, ¿qué clientes no han pagado todavía?, ¿qué productos hay que reponer?, ¿qué compras no han llegado?, ¿qué gastos corresponden a este proyecto? Su función es relacionar distintas áreas del negocio: ventas, compras, clientes, proveedores, facturación, tesorería, contabilidad y, cuando procede, almacén.
Empresas con respuestas diferentes
La situación de un autónomo de servicios es relativamente sencilla. Puede necesitar presupuestos, facturación, gastos y control de cobros. Para él, una buena solución de facturación electrónica puede resultar suficiente durante mucho tiempo. Comprar un ERP con módulos de logística, compras avanzadas o fabricación no aportaría gran cosa.
En cambio, una pyme comercial tiene ventas que afectan al inventario. Cuando acepta un pedido debería conocer las unidades disponibles, lo que está reservado y lo que necesita comprar. Aquí la relación entre facturación y almacén empieza a ser importante.
Por otra parte, en una empresa logística, el almacén puede convertirse en el centro de la operación. Ubicaciones, recepciones, preparación de pedidos y expediciones pueden necesitar un sistema específico conectado al ERP.
En lo que se refiere a la asesoría, su preocupación no es mover mercancía, sino procesar información procedente de muchos clientes. Para este tipo de empresa, saber qué datos pueden entrar automáticamente en contabilidad puede resultar mucho más útil que disponer de determinados módulos comerciales.
El programa de nóminas
Hay otra aplicación que a menudo funciona por separado: el programa de nóminas. La gestión laboral requiere cálculos, datos de trabajadores y procedimientos específicos. El problema aparece cuando, una vez cerradas las nóminas, administración tiene que volver a introducir determinados importes en contabilidad. La integración útil es que las personas no tengan que hacer de puente entre aplicaciones cada día.
Los errores empiezan antes de comprar
Elegir por cantidad de funciones puede llevar a contratar módulos que nadie utilizará.
También puede ser un problema cambiar de software sin limpiar previamente la información. Si existen clientes duplicados o productos mal codificados, llevarlos al nuevo ERP no resuelve nada.
Otro error es pensar que “compatible” significa “automático”. Dos programas pueden intercambiar archivos y, aun así, necesitar que una persona exporte, revise e importe datos cada semana.
En conclusión, la factura electrónica obligatoria y las medidas destinadas a combatir el fraude están cambiando las exigencias del software empresarial. Pero, desde el punto de vista de quien gestiona un negocio, la cuestión sigue siendo muy concreta: conseguir que una venta, una factura, un cobro o una compra no obliguen a repetir el mismo trabajo en cinco lugares diferentes.