Destruccion confidencial de documentos
Cada empresa tiene una forma segura de almacenar sus documentos confidenciales. Mientras que algunas empresas adoptan la tecnología y optan por almacenar sus documentos digitalmente, otras optan por utilizar archivos impresos, mientras que otras prefieren utilizar ambos métodos. Sin embargo, cuando se trata de la destruccion confidencial de documentos el método de almacenamiento de los datos no es importante, lo que más importa es cómo se pueden destruir los datos de forma segura y sin riesgo de que se produzca una filtración de datos. Para las empresas que almacenan sus documentos en archivos de papel, la respuesta es evidente: la destrucción segura.
Como método de eliminación de residuos confidenciales, la trituración segura y la correcta gestión de residuos ha sido adoptada por muchas empresas como su opción principal cuando se trata de la destrucción de datos en papel. Además, muchas empresas no saben cómo proceder para no incumplir la normativa de la Ley Orgánica de Protección de Datos, que puede suponer una multa de hasta 600.000 euros. Para evitar llegar a esa situación, algunas empresas ofrecen su servicio de destrucción de documentos garantizando el cumplimiento de cualquier normativa existente al respecto.
Razones por las que la destrucción de documentos confidenciales es crucial para una empresa
Es un requisito legal
La destrucción de documentos confidenciales innecesarios no sólo es buena para su empresa, sino que también es un requisito legal. Según el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) toda empresa está obligada a proteger la privacidad y la confidencialidad de sus datos a toda costa. Parte de la protección de los datos empresariales, ya sean almacenados electrónicamente o en papel, consiste en destruir los documentos confidenciales de forma segura. El incumplimiento de las leyes y reglamentos establecidos puede dar lugar a sanciones y multas por parte del gobierno.
Libera espacio en la oficina
Destruir los documentos que ya no necesita liberará espacio en su oficina. Puede utilizar el espacio extra para incorporar algunos aparatos de oficina muy necesarios, como ordenadores, impresoras o escáneres.
El espacio extra también se puede utilizar para organizar su oficina de una manera mucho mejor y más ordenada que puede ser atractiva para los clientes potenciales.
Además del espacio extra en la oficina, la destrucción de documentos innecesarios también puede crear espacio extra en los archivadores. Puede utilizar este espacio extra para organizar los archivos necesarios. Con una mejor organización de los archivos, podrá acceder a los documentos importantes con mayor rapidez y eficacia.
Protege a los clientes y empleados del robo de identidad
El robo de identidad se ha convertido en uno de los principales delitos en todo el mundo. Los impostores son cada vez más inteligentes y buscan nuevas formas de robar información privada y confidencial de sus víctimas. Una de estas formas es dirigirse a los documentos confidenciales como las tarjetas de crédito de los clientes o los recibos de pago de los empleados que no han sido destruidos correctamente por las empresas.
Como propietario de un negocio, debe proteger toda la información relativa a sus empleados y clientes. Cuando ya no necesite estos documentos confidenciales, también tiene que asegurarse de que se destruyan de forma segura e irreversible. Destruir los documentos almacenados como archivos de papel garantizará que los datos sensibles que contienen se destruyan y sean inaccesibles para los ladrones de identidad.
Protege el medio ambiente
El papel y el plástico son algunas de las principales causas de contaminación ambiental cuando se desechan de forma incorrecta. Si su empresa almacena sus documentos en archivos de papel, debe asegurarse de que los documentos de papel innecesarios se eliminen de forma ecológica.
La trituración es una forma de garantizarlo. Sin embargo, no basta con triturar los documentos innecesarios y tirarlos a la basura. También hay que llevar los residuos a una empresa de reciclaje o contratar a una empresa de trituración que se ocupe de la eliminación ecológica de residuos confidenciales.